Как в старину казаки шли служить в войско с собственными конями и саблями, так и сейчас многие сотрудники используют в работе свое личное имущество. Это может быть все что угодно: начиная с железного коня – автомобиля, заканчивая ноутбуком и мобильным телефоном.
Если сотрудник использует свои личные вещи в интересах работодателя, то компания должна выплатить за это компенсацию. Помимо того, человеку могут возместить все расходы, связанные с использованием имущества. Типичный пример таких затрат – стоимость бензина, который сотрудник оплачивает из своего кармана, когда ездит на личной машине по служебным делам.
Как именно рассчитывать и выплачивать все эти компенсации, надо зафиксировать письменно — в трудовом договоре, допсоглашении к нему или, например, специальном приказе руководителя.
Если сотрудник использует имущество постоянно, компенсацию начисляют ежемесячно в твердой сумме независимо от количества дней в месяце. То есть точно так же, как и зарплату.
Тут есть еще такой момент. За использование личных вещей работнику можно выдавать не компенсацию, а арендную плату. В этом случае организация заключает с человеком договор аренды. Обратите внимание: если компания использует авто сотрудника, то ей выгоднее заключить именно договор аренды. Если же речь идет о любом другом имуществе (не машине), то проще оформить выплату компенсации.
Совет бухгалтера
— Если организация использует личное имущество работника и заключает договор аренды, то все расходы по этому соглашению можно без проблем списать. Но с арендной платы, которую будет получать работник, придется удержать НДФЛ. Сотруднику это, конечно же, невыгодно.
Другое дело – компенсация за использование личного имущества. Компания также может списать все свои расходы, но тут есть одно ограничение. Оно касается компенсаций за использование автомобилей. Учесть такие суммы в расходах можно лишь в пределах строгих нормативов. Например, для легковушек с небольшим двигателем — не более 1200 руб. в месяц. Зато НДФЛ с суммы компенсации удерживать не надо. И сотрудник получит на руки больше денег.
Добавлю, что страховые взносы не требуется начислять ни с суммы арендной платы, ни с компенсации.
