Новичок подписал с компанией трудовой договор и приступает к работе. Теперь он в штате. А значит, на него надо оформить личную карточку.

Этот документ обязательно заводят на своих работников абсолютно все организации. Туда переносят сведения из бумаг, которые предъявляет сотрудник, подписывая контракт. В первую очередь, это данные паспорта и трудовой книжки. Также в личной карточке приводят дополнительную информацию. Например, контактный телефон, состав семьи, уровень владения иностранным языком – все это уже со слов сотрудника.

Пока человек работает в организации, его личную карточку пополняют новые сведения – о любых отпусках (оплачиваемых, за свой счет, учебных), переводах, повышении квалификации и т. д. Однако включать туда информацию, не относящуюся к работе (скажем, о вероисповедании), запрещено. Сведения о составе семьи работника, казалось бы, тоже не связаны с работой. И работники не обязаны их сообщать. Но уведомить работодателя о ближайших родственниках может быть в интересах самого работника. Например, чтобы получить вычеты по НДФЛ на детей.

Помимо личных карточек в некоторых организациях заводят на сотрудников личные дела. Эти документы обязаны вести только государственные учреждения. Остальные – по желанию. По сути, личные дела – это папки, где собраны важные документы работника, начиная с копии паспорта и заканчивая заявлениями, справками и другими бумагами. Каждое личное дело включает опись бумаг.

Таким образом, в личной карточке и личном деле (если оно есть) собирается подробное досье на работника. И руководство может в любой момент его прочитать. Скажем, когда станет решать вопрос о повышении.

Глава 14

Такое досье надо хранить особенно аккуратно. С 2007 года в России даже действует специальный закон «О персональных данных», где подробно прописано, как обращаться с подобной информацией. А в Трудовом кодексе этим вопросам посвящена отдельная глава 14.

Несмотря на множество правил, большинству компаний важно соблюсти лишь ряд простых требований. Самое главное — надо составить специальное положение (политику) о персональных данных.

Этим документом в первую очередь интересуются во время проверок ревизоры. Кстати, проверять соблюдение норм о защите персональных данных могут трудовые инспекторы и представители Роскомнадзора.

Положение о персональных данных утверждает руководитель компании, позже каждый работник знакомится с этим документом, ставя подпись. Перечислим основные пункты, которые стоит включить в положение.

Во-первых, нужно указать состав персональных данных. То есть перечислить документы, которые содержат личную информацию о работниках. Во-вторых — детально описать, как компания станет использовать, хранить и передавать данные.

Как использовать? Напишите: информация нужна исключительно для того, чтобы трудоустроить человека и контролировать его работу. Не забудьте об этой важной формулировке.

Укажите, где и каким способом вы храните данные (на бумаге или в электронном формате). Оговорите сроки. Они не должны быть меньше тех, что предусмотрены в специальном документе – Перечне Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.

О передаче данных достаточно сказать, что компания может отправить сведения другой организации только с разрешения самого сотрудника. Но есть исключения — это ситуации, нарочно упомянутые в законах. Например, справки о доходах по форме 2-НДФЛ передают налоговикам и без согласия работников.

Совет бухгалтера

— Отчетность с личными сведениями можно передавать контролерам без ведома сотрудников. Ведь такие документы от работодателей требует закон. Другое дело — информация для банков. Допустим, компания делает для персонала зарплатные карты. Нужно ли согласие работника для передачи его данных? Ответ на этот вопрос зависит от того, что значится во внутренних документах компании.

Если там сказано, что вся зарплата начисляется на карты, и работник ознакомлен с этим правилом, то получать согласие не нужно. Наниматель действует в интересах работника и в рамках заключенного трудового договора.

Если же во внутренних документах ничего не говорится о выдаче зарплаты или предусмотрено несколько вариантов выплаты, то работодателю надо взять согласие сотрудника. Возможно, работник предпочтет наличные и откажется передавать кому-либо свои данные. Тогда зарплату ему придется выдавать из кассы.

А еще в положении обычно приводят перечень работников, которые имеют доступ к персональным данным. И ответственность за нарушение правил работы с информацией.